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Prozessoptimierung

Geschäftsprozesse überprüfen und verbessern

Jedes Produkt und jede Dienstleistung Ihrer Verwaltung ist das Ergebnis von Prozessen, in denen eine Vielzahl von Aktivitäten gebündelt wird. Diese Prozesse sind in der Regel gut eingespielt und verlaufen in bekannten Bahnen: Routineabläufe – jeder weiß, was er zu tun hat.

Sollen Verbesserungsmöglichkeiten in einer Verwaltung identifiziert werden, müssen die Regeln und Beharrlichkeiten („Das haben wir immer schon so gemacht“) kritisch hinterfragt und systematisch auf den Prüfstand gestellt werden. Die Methode der Geschäftsprozessoptimierung (GPO) bietet Antworten auf die zentrale Frage „Werden die Leistungen auf dem richtigen Weg erstellt?“.

Eine Prozessoptimierung:

  • Verbessert den Überblick über die Struktur der Abläufe, macht die Tätigkeiten, Rollen und Schnittstellen sichtbar und spürt Schwachstellen (z. B. lange Liegezeiten oder Doppelarbeit) auf
  • Ordnet Verantwortlichkeiten transparent und verlässlich zu
  • Steuert die Prozesse zielgerichtet durch Kennzahlen
  • Ermöglicht eine schnelle Reaktion auf sich wandelnde Ansprüche und Rahmenbedingungen

Die Optimierung der Geschäftsprozesse entfaltet ihren Nutzen nicht nur in der Zeit- und Kostenersparnis durch straffer gestaltete Abläufe, sondern stellt auch eine gleichbleibende Qualität in der Leistungserbringung sicher. Aus Sicht der Führungskraft wird die zielgerichtete Steuerung erleichtert und die Einarbeitung und Schulung von Mitarbeitern/-innen wesentlich vereinfacht.

 

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Josef Maiwald
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