Wenn es ums Geld geht – Fach- und Prozessbegleitung bei einem schwierigen Thema

Finanzielle Wohltaten zu verteilen ist einfach. Einschnitte und Sparmaßnahmen auszuarbeiten und durchzusetzen ist ein schwieriges und undankbares Geschäft. Gerechtigkeit und Ausgewogenheit wird immer aus der Perspektive der eigenen Betroffenheit beurteilt – bei anderen spart es sich immer am leichtesten.

Ob die Finanzplanung im Allgemeinen oder Konsolidierungsmaßnahmen im Speziellen akzeptiert werden, ist von ihrer inhaltlichen Ausgewogenheit und vom Verfahren – von den Kommunikationsprozessen – abhängig, mit deren Hilfe das Ergebnis erreicht wird. Mit unserer Fach- und Prozessexpertise begleiten wir Haushaltskonsolidierungen und Finanzplanungen mit einer unabhängigen und professionellen Sichtweise:

• Ansatzpunkte für die Finanzplanung und Verfahren zur Haushaltskonsolidierung vor Ort
• Sparmaßnahmen und Ausgabenkürzungen in verschiedenen Bereichen
• Systematische Verfahren zur vergleichenden Darstellung und Bewertung der vorgeschlagenen Maßnahmen
• Einnahmeerhöhungen durch Abgaben, Gebühren und Steuern sowie Einnahmeerlöse durch Verkäufe von Vermögenswerten und Beteiligungen
• Kurzfristige Entlastung gegenüber langfristigen Folgewirkungen
• Wer erstellt die „Giftliste” und wie erfolgt eine Verteilung der Belastung auf die Bürgerinnen und Bürger und die Wählergruppen
• Zusammenarbeit von Rat und Verwaltung
• Einbeziehung der Bürgerinnen und Bürger und Information der Öffentlichkeit

Training on the Job für Führungskräfte in der Kämmerei

Der Fachkräftemangel ist allgegenwärtig und macht auch vor der Kämmerei nicht halt. In der Folge werden immer häufiger „Quereinsteigerinnen und Quereinsteiger“ ohne klassische Verwaltungsausbildung in den Kommunen tätig. Die BVS bietet mit ihrem Seminarangebot umfangreiche Möglichkeiten für einen ersten Einstieg an. Doch was tun, wenn die Umsetzung vor Ort nicht wie erhofft funktioniert?

Bei „Training on the Job“ handelt es sich um eine unmittelbar berufsbezogene Fortbildungsmaßnahme, durch die Lösungsmöglichkeiten für konkrete Arbeitsplatzsituationen erarbeitet werden. Unsere Expertinnen und Experten geben dabei praktische Hilfestellungen bei der Umsetzung von relevanten
beruflichen Tätigkeiten.
Unsere Finanzprofis können als fachliche Sparringspartner u.a. folgende Leistungen übernehmen:

• Schulung zur Durchführung des Mittelanforderungsverfahrens
• Anleitung bei der Erstellung des Haushaltsplanentwurfs und der Haushaltssatzung
• Tipps für die Vorberatung im Finanzausschuss sowie die Beschlussfassung im Rat
• Unterstützung in der Zusammenarbeit mit der Rechtsaufsichtsbehörde
• Empfehlungen zur Haushaltsüberwachung, und flexiblen Haushaltsgestaltung/-führung
• Tipps zur Stärkung der Zusammenarbeit mit der Gemeindekasse
• Anleitung zur Analyse vergangener Jahresrechnungen und Haushalte
• Schulung im Bereich Schuldenverwaltung, Kreditmanagement und Zuschusswesen
• etc.

Ideen, Erfahrungen und Maßnahmen für die digitale Kommune

„Was digitalisiert werden kann, wird digitalisiert“ – das gilt gegenwärtig für jeden Lebensbereich. Die Kommunen bekommen über den Kernbereich der Verwaltung hinaus die Folgen der Digitalisierung zu spüren. Die Erwartungen an die Städte und Gemeinden sind enorm – sie sollen bürgernah, kundenfreundlich und transparent sein, ohne dabei an Effizienz und Effektivität einzubüßen.

Eine gute digitale Strategie entwickelt umfassende und vernetzte Ansätze sowohl für die internen Verwaltungsabläufe als auch für Bürgerservices, Bürgerbeteiligung, Tourismusförderung, Wirtschaftsentwicklung etc. Je nach Ausgangssituation, Größe und Anspruch müssen eigene Konzepte, individuelle Projekte und passende Maßnahmen entwickelt werden.

Wir unterstützen Sie auf diesem Weg durch Weitergabe von Informationen und Erfahrungen, eine bedarfsorientierte Prozess- und Projektbegleitung und Innovations- und Entscheidungsverfahren.

• Fachliche und methodische Unterstützung bei der Bearbeitung strategischer Fragestellungen zur Digitalisierung
• Praxisaustausch und Impulse zum Einsatz von Technologien und digitalen Netzwerken für die Kommunalentwicklung, Gemeinwohlorientierung, Kommunikation und Zusammenarbeit in Ihrer Kommune
• Seminare und Empfehlungen zum Umgang mit Daten und den Anforderungen an Datensicherheit und Datenschutz
• Maßnahmen zur Personal- und Führungskräfteentwicklung, um eine Offenheit und erforderliche Kompetenzen für die Digitalisierung und die Nutzung neuer Technologien zu fördern und zu erhalten (siehe auch S. 29)

Wir besprechen mit Ihnen, wie Sie das Thema grundsätzlich angehen können und sorgen dafür, dass Sie den Überblick über laufende Prozesse bewahren.

Geschäfts- und Arbeitsprozesse überprüfen und verbessern

Jedes Produkt und jede Dienstleistung Ihrer Verwaltung ist das Ergebnis von Prozessen, in denen eine Vielzahl von Aktivitäten gebündelt wird. Diese Prozesse sind in der Regel gut eingespielt und verlaufen in bekannten Bahnen: Routineabläufe – jeder weiß, was er zu tun hat.

Sollen Verbesserungsmöglichkeiten in einer Verwaltung identifiziert werden, müssen Regel und Beharrlichkeit („Das haben wir immer schon so gemacht“) kritisch hinterfragt und systematisch auf den Prüfstand gestellt werden. Die Methode der Geschäftsprozessoptimierung (GPO) bietet Antworten auf die zentrale Frage „Werden die Leistungen auf dem richtigen Weg erstellt?“.

Eine Prozessoptimierung:

• Verbessert den Überblick über die Struktur der Abläufe, macht die Tätigkeiten, Rollen und Schnittstellen sichtbar und spürt Schwachstellen (z.B. lange Liegezeiten oder Doppelarbeit) auf
• Ordnet Verantwortlichkeiten transparent und verlässlich zu
• Steuert die Prozesse zielgerichtet durch Kennzahlen
• Ermöglicht eine schnelle Reaktion auf sich wandelnde Ansprüche und Rahmenbedingungen

Die Optimierung der Geschäftsprozesse entfaltet ihren Nutzen nicht nur in der Zeit- und Kostenersparnis durch straffer gestaltete Abläufe, sondern stellt auch eine gleichbleibende Qualität in der Leistungserbringung sicher. Aus Sicht der Führungskraft wird die zielgerichtete Steuerung erleichtert und die Einarbeitung und Schulung von Mitarbeitenden wesentlich vereinfacht.

Beratung und Begleitung bei der Suche und Auswahl geeigneter Kandidatinnen und Kandidaten

Die Akademie berät und begleitet Sie bei der Findung und Auswahl geeigneter Fach und Führungskräfte. Im ersten Schritt erfolgt eine gründliche Analyse der spezifischen Anforderungen. In einem intensiven Gespräch wird mit der Verwaltungsleitung, der Bürgermeisterin oder dem Bürgermeister, den zuständigen Gremien etc. das aufgabenspezifische Anforderungsprofil sowie die erforderliche Zielfeldbestimmung erarbeitet und festgelegt.

Dann erfolgt die Suche geeigneter Kandidatinnen und Kandidaten über einen ausgewählten Mix an Verfahren, wie z.B. Direktsuche, Feldsuche, Zielansprache über anzeigengestützte Personalsuche.

Nach abgeschlossener Suche beginnt die eigentliche Kandidatenauswahl. Hierzu gehört die Beurteilung und Bewertung der Kandidatinnen und Kandidaten hinsichtlich ihrer Fach- oder Führungskompetenz, Management- und Verwaltungserfahrung sowie Übereinstimmung mit den Wertevorstellungen durch den Einsatz qualifizierter eignungsdiagnostischer Methoden.

Dr. Simon Pflanz
Telefon: (089) 21 26 74 79 - 36
E-Mail: pflanz@verwaltungs-management.de

Wirkungsvolle Moderation für ergebnisorientierte Veranstaltungen

Klausuren und Sitzungen sind immer dann erfolgreich, wenn sich die Teilnehmenden nicht in Details verlieren, auf das Wesentliche kommen und gruppendynamische Prozesse beachtet werden.

Mit einer guten Moderation wird der Gesprächsprozess bewusst gelenkt, eine verlässliche Struktur angeboten und sensibel eingegriffen, wenn die Diskussion zu ausgedehnt oder turbulent wird. Alle Beteiligten sollen angemessen zu Wort kommen und trotz Meinungsverschiedenheiten respektvoll miteinander umgehen. Dabei bleibt die Moderatorin oder der Moderator neutral und bringt sich inhaltlich nicht bzw. nur sehr behutsam ein. Die Teilnehmenden bestimmen die Inhalte, die Moderation achtet auf den Prozess und das Ziel.

Mit einer wirkungsvollen Moderation fühlen sich die Teilnehmenden eingebunden, werden am Ergebnis beteiligt und lernen voneinander. Darüber hinaus zielt die Moderation darauf ab, ein konkretes Ergebnis herbeizuführen, das für alle ein Gewinn ist und gemeinsam getragen wird.

Engagieren Sie unsere erfahrenen Moderatorinnen und Moderatoren, die mit viel Fingerspitzengefühl, Durchsetzungsfähigkeit und vielseitigen Methoden arbeiten, um Folgendes zu erreichen:

• Aufbau von Vertrauen und Verbesserung des Umgangs miteinander
• Entscheidungsfindung
• Art und Weise der Zusammenarbeit innerhalb des Rates und mit der Verwaltung
• Konstruktive Klärung von akuten und verdeckten Konflikten

Orientierung und Motivation für Führungskräfte und Mitarbeitende

Das Leitbild einer Verwaltung formuliert die Identität („Wer sind wir?“), ist Ausgangspunkt für die Leistungserbringung („Wem nutzen wir wie?“) und beschreibt die Art und Weise der Zusammenarbeit und Führung („Wie wollen wir zusammenarbeiten?“).

Die Entwicklung eines (neuen) Leitbildes geht einher mit der Modernisierung einer Verwaltung. Der konkrete Nutzen liegt neben der Zielrichtung des Leitbildes auch im Entstehungsprozess selbst. Alle Mitarbeitenden haben die besondere Chance gemeinsam Werte zu bestimmen, eigene Ideen einzubringen und konkrete Handlungsfelder für die Zukunft mit auszuwählen.

Ein Leitbildprozess ermöglicht Gespräche über bestehende Werte und Normen, die weit über den Arbeitsalltag hinaus die Sinnhaftigkeit der Zusammenarbeit begründen. Seine motivierende Wirkung kann der Entstehungsprozess über verschiedene Wege entwickeln:

• Großgruppenmoderation und Beteiligung der gesamten Belegschaft:
  Zum Auftakt wird eine Veranstaltung mit allen Beschäftigten durchgeführt. Mit oder ohne Themenvorgabe werden Anregungen der Beschäftigten gesammelt und in kleinen Gruppen aufgearbeitet. Die reichhaltigen Ergebnisse werden in Arbeitsgruppen weiterentwickelt.
• Projektgruppenarbeit und repräsentative Beteiligung:
  Eine Projektgruppe wird beauftragt, das Leitbild zu erstellen. Ausgewählte Personen aus allen Hierarchieebenen und Abteilungen formulieren ein Leitbild. Das Leitbild wird abschließend allen Beschäftigten vorgestellt und dessen Umsetzung gemeinsam geplant.

Von Struktur- und Prozessanpassungen hin zu kulturellen Veränderungen handeln 

Sie möchten eine Anpassung Ihrer Strukturen und Prozesse im Nachgang an eine Organisationsuntersuchung vornehmen?
Oder planen Sie vielmehr einen grundlegenden kulturellen Wandel, in welchem Führungsfragen, Kommunikation und Miteinander-Lernen im Fokus stehen?

Organisationsentwicklungen sind so vielfältig wie die Kommunen selbst. Es empfiehlt sich daher, nach einer strukturierten Aufnahme der Ist-Situation im Zusammenspiel mit allen Beteiligten die Rahmenbedingungen und Ziele für die Weiterentwicklung der Verwaltung abzustimmen und daraus entsprechende Maßnahmen abzuleiten.

Die jeweils von der Akademie eingebrachten Leistungen können dabei Folgendes umfassen:

• Eine Fach- und Prozessberatung zur Konzeption und Durchführung der Maßnahmen zur Organisationsentwicklung für Verwaltungsspitze, Führungskräfte und Projektverantwortliche
• Ein Projektmanagement, das die Umsetzung klar strukturiert und unabhängig überprüft
• Die Moderation von Workshops und Projektsitzungen mit der Verwaltungsleitung und anderen Arbeitsgruppen
• Die Dokumentation der Zwischenschritte und (Teil-)Ergebnisse

Organisationsentwicklungen sind zumeist langfristige Prozesse der Veränderung und Weiterentwicklung einer Organisation. Gerne begleiten wir Sie auf dem Weg hin zu einer innovativen Verwaltung.