Ideen, Erfahrungen und Maßnahmen für die digitale Kommune

„Was digitalisiert werden kann, wird digitalisiert“ – das gilt gegenwärtig für jeden Lebensbereich. Die Kommunen bekommen über den Kernbereich der Verwaltung hinaus die Folgen der Digitalisierung zu spüren. Die Erwartungen an die Städte und Gemeinden sind enorm – sie sollen bürgernah, kundenfreundlich und transparent sein, ohne dabei an Effizienz und Effektivität einzubüßen.

Eine gute digitale Strategie entwickelt umfassende und vernetzte Ansätze sowohl für die internen Verwaltungsabläufe als auch für Bürgerservices, Bürgerbeteiligung, Tourismusförderung, Wirtschaftsentwicklung etc. Je nach Ausgangssituation, Größe und Anspruch müssen eigene Konzepte, individuelle Projekte und passende Maßnahmen entwickelt werden.

Wir unterstützen Sie auf diesem Weg durch Weitergabe von Informationen und Erfahrungen, eine bedarfsorientierte Prozess- und Projektbegleitung und Innovations- und Entscheidungsverfahren.

• Fachliche und methodische Unterstützung bei der Bearbeitung strategischer Fragestellungen zur Digitalisierung
• Praxisaustausch und Impulse zum effizienten Einsatz von Technologien und digitalen Netzwerken für die Kommunalentwicklung, Gemeinwohlorientierung, Kommunikation und Zusammenarbeit in Ihrer Kommune
• Seminare und Empfehlungen zum Umgang mit Daten und den Anforderungen an Datensicherheit und Datenschutz
• Maßnahmen zur Personal- und Führungskräfteentwicklung, um eine Offenheit und erforderliche Kompetenzen für die Digitalisierung und die Nutzung neuer Technologien zu fördern und zu erhalten

Wir besprechen mit Ihnen, wie Sie das Thema grundsätzlich angehen können und sorgen dafür, dass Sie den Überblick über laufende Prozesse bewahren.

Wirkungsvolle Moderation für ergebnisorientierte Veranstaltungen

Klausuren und Sitzungen sind immer dann erfolgreich, wenn sich die Teilnehmenden nicht in Details verlieren, auf das Wesentliche kommen und gruppendynamische Prozesse beachtet werden.

Mit einer guten Moderation wird der Gesprächsprozess bewusst gelenkt, eine verlässliche Struktur angeboten und sensibel eingegriffen, wenn die Diskussion zu ausgedehnt oder turbulent wird. Alle Beteiligten sollen angemessen zu Wort kommen und trotz Meinungsverschiedenheiten respektvoll miteinander umgehen. Dabei bleibt die Moderatorin oder der Moderator neutral und bringt sich inhaltlich nicht bzw. nur sehr behutsam ein. Die Teilnehmenden bestimmen die Inhalte, die Moderation achtet auf den Prozess und das Ziel.

Mit einer wirkungsvollen Moderation fühlen sich die Teilnehmenden eingebunden, werden am Ergebnis beteiligt und lernen voneinander. Darüber hinaus zielt die Moderation darauf ab, ein konkretes Ergebnis herbeizuführen, das für alle ein Gewinn ist und gemeinsam getragen wird.

Engagieren Sie unsere erfahrenen Moderatorinnen und Moderatoren, die mit viel Fingerspitzengefühl, Durchsetzungsfähigkeit und vielseitigen Methoden arbeiten, um Folgendes zu erreichen:

• Aufbau von Vertrauen und Verbesserung des Umgangs miteinander
• Entscheidungsfindung
• Art und Weise der Zusammenarbeit innerhalb des Rates und mit der Verwaltung
• Konstruktive Klärung von akuten und verdeckten Konflikten

Von der Personalgewinnung zur Mitarbeiterbindung

In Zeiten vieler offener Stellen in der öffentlichen Verwaltung bietet die Bayerische Akademie individuelle Beratung zur Vervollständigung und Stabilisierung Ihres Personals an. Unser Ansatz einer erfolgreichen Personalwirtschaft führt von der Personalgewinnung über das Onboarding bis hin zur mittel- und langfristigen Mitarbeiterbindung. Dabei behalten unsere Berater stets die
Zufriedenheit der Bürger und die langfristige Sicherung der kommunalen Handlungsfähigkeit im Blick.

Unser Beratungsansatz umfasst:

• Optimierte Stellenzuschnitte für interessante und anspruchsvolle Aufgaben
• Stellenbeschreibungen und Ausschreibungen, die die gewünschte Zielgruppe ansprechen
• Fachliche und organisatorische Begleitung der Auswahlverfahren
• Unterstützung bei motivierendem Wissensmanagement
• Sicherung der Mitarbeiterzufriedenheit für langfristige Bindungen

Entwicklung und Umsetzung nachhaltiger Konzepte für Ihre Organisation

Der Fachkräftemangel wird sich weiter verstärken und zwingt auch öffentliche Arbeitgeber zum Umdenken. Kurzfristig können neue Wege im Recruiting helfen, offene Stellen zu besetzen. Auch die Personalauswahlverfahren im öffentlichen Dienst könnten von einer Optimierung und einer erhöhten Durchlässigkeit profitieren.

Mittel- und langfristig geht es darum, jeden einzelnen Beschäftigten an die eigene Organisation zu binden. Neben diversen internen Maßnahmen können Kommunen auch ihre Außendarstellung als Arbeitgeber gezielt gestalten.

Im Kontext einer Personalmarketing-Strategie muss die Kommune als Arbeitgeber zunächst festlegen, welche Attraktivitätsmerkmale sie nutzen möchte, um ihre Ziele der Mitarbeitergewinnung und -bindung zu erreichen.

Die Akademie berät und begleitet Sie bei der Konzeption und Umsetzung einer individuellen Arbeitgebermarke, die ein einprägsames Bild der Organisation – nach innen wie nach außen – vermitteln soll. Dafür ist es unerlässlich sich u.a. mit folgenden Fragestellungen auseinander zu setzen:

• Was möchten wir als Arbeitgeber verkörpern?
• Welche Werte zeichnen uns aus und welche Angebote können wir bieten?
• Wodurch heben wir uns von anderen Arbeitgebern ab?

Kommunen, die sich diesen Herausforderungen stellen und auf die Bedürfnisse ihrer Mitarbeitenden eingehen, werden langfristig als attraktive Arbeitgeber wahrgenommen und können ihre Leistungsfähigkeit und Innovationskraft nachhaltig stärken. Unsere Expertinnen und Experten stehen Ihnen auf diesem Weg mit strategischem Blick und praktischem Erfahrungswissen unterstützend zur Seite.

Ihre Finanzverwaltung in guten Händen – Von Profis für Profis

Die personellen und finanziellen Herausforderungen für kommunale Finanzverwaltungen sind aktuell größer denn je. Wir stellen Ihnen unser Know-how zur Verfügung, um diese Herausforderungen zu bewältigen und Ihre Kämmerei gezielt zu unterstützen.

Haushaltsaufstellung und Haushaltskonsolidierung
Wenn es ums Geld geht – Fach- und Prozessbegleitung für ein komplexes Thema

Geld zu verteilen ist einfach – Einsparungen durchzusetzen hingegen eine Herausforderung. Wir unterstützen Sie bei schwierigen Haushaltskonsolidierungen und Finanzplanungen mit einer unabhängigen, professionellen Perspektive:

• Identifikation von Ansatzpunkten für die Finanzplanung und Verfahren zur Haushaltskonsolidierung
• Entwicklung von Sparmaßnahmen und Ausgabenkürzungen
• Systematische Verfahren zur Darstellung und Bewertung vorgeschlagener Maßnahmen
• Erschließung zusätzlicher Einnahmequellen durch Abgaben, Gebühren, Steuern sowie Erlöse aus Verkäufen von Vermögenswerten und Beteiligungen
• Abwägung kurzfristiger Entlastungen gegenüber langfristigen Auswirkungen
• Hilfe bei der Erstellung einer „Streichliste“
• Moderation, zur Entscheidung, welche Maßnahmen umgesetzt werden sollen und wie eine faire Lastenverteilung zwischen Politik und Verwaltung gelingt?
• Einbindung der Bürgerinnen und Bürger in den Konsolidierungsprozess

Gebührenkalkulation
Präzise, transparent und effizient – Wir entlasten Ihre Kämmerei

Ihre Gebühren sind nicht kostendeckend? Die Berechnung erfordert Detailarbeit und bindet wertvolle Ressourcen? Wir unterstützen Sie professionell und effizient.

Unser Angebot für Sie:

• Fachkompetenz: Ein Team aus erfahrenen Expertinnen und Experten mit tiefgehender Praxiskenntnis
• Effizienz: Durch optimierte Prozesse kalkulieren wir Gebühren präzise und zeitsparend durch
• Individuelle Beratung: Vorschläge, die genau auf Ihre kommunalen Gegebenheiten abgestimmt sind

Ihr Weg zu belastbaren Abgaben und Gebühren:

• Kontaktaufnahme: Sie schildern uns Ihre Anforderungen und Herausforderungen
• Analyse und Planung: Wir untersuchen die spezifischen Rahmenbedingungen Ihrer Kommune und entwickeln maßgeschneiderte Maßnahmen
• Kalkulation und Optimierung: Wir kalkulieren Ihre Gebühren sorgfältig, um sicherzustellen, dass wirtschaftlichen und inhaltliche Aspekte berücksichtigt sind
• Beratung und Umsetzung: Wir stehen Ihnen partnerschaftlich beratend zur Seite bei der Umsetzung geplanter Schritte

Praxisnahe Schulungen für Ihre Kämmerei
Kompetenz stärken – Effizienz steigern

Ihre Beschäftigten haben eine neue Aufgabe übernommen und das Grundlagenwissen erworben, doch die praktische Umsetzung benötigt noch Unterstützung? Mit unserem „Training on the Job“ fördern wir gezielt die Handlungskompetenz in der praktischen Umsetzung

Unsere Finanzexpertinnen und -experten begleiten Sie als fachliche Sparringspartner und unterstützen bei:

• Schulung zur Durchführung des Mittelanforderungsverfahrens
• Anleitung bei Haushaltsplanentwürfen und -satzungen sowie Analyse vergangener Jahresrechnungen / Haushalte
• Empfehlungen zur Haushaltsüberwachung, flexiblen Haushaltsgestaltung oder Schuldenverwaltung
• Unterstützung bei der Zusammenarbeit mit Gemeindekasse, Rat oder Rechtsaufsichtsbehörde

Temporäre Unterstützung bei Vakanzen
Fachkundige Überbrückung – Kontinuität gewährleisten

Unsere Berater können bei einer Vakanz Ihres Kämmerers/Kämmerin unterstützen, bis die Stelle besetzt ist, und helfen, die wichtigsten Prozesse aufrechtzuerhalten. Dabei priorisieren, delegieren und kontrollieren sie die Aufgaben für Ihre verbliebene Finanzverwaltung, um die Funktionstüchtigkeit Ihrer Kämmerei in der Übergangsphase sicherzustellen.

• Priorisierung und Steuerung wichtiger Aufgaben
• Delegation und Kontrolle von Arbeitsprozessen
• Sicherung der laufenden Verwaltungsarbeit bis zur Neubesetzung

Orientierung und Motivation für Führungskräfte und Mitarbeitende

Das Leitbild einer Verwaltung formuliert die Identität („Wer sind wir?“), ist Ausgangspunkt für die Leistungserbringung („Wem nutzen wir wie?“) und beschreibt die Art und Weise der Zusammenarbeit und Führung („Wie wollen wir zusammenarbeiten?“).

Die Entwicklung eines (neuen) Leitbildes geht einher mit der Modernisierung einer Verwaltung. Der konkrete Nutzen liegt neben der Zielrichtung des Leitbildes auch im Entstehungsprozess selbst. Alle Mitarbeitenden haben die besondere Chance gemeinsam Werte zu bestimmen, eigene Ideen einzubringen und konkrete Handlungsfelder für die Zukunft mit auszuwählen.

Ein Leitbildprozess ermöglicht Gespräche über bestehende Werte und Normen, die weit über den Arbeitsalltag hinaus die Sinnhaftigkeit der Zusammenarbeit begründen. Seine motivierende Wirkung kann der Entstehungsprozess über verschiedene Wege entwickeln:

• Großgruppenmoderation und Beteiligung der gesamten Belegschaft:
  Zum Auftakt wird eine Veranstaltung mit allen Beschäftigten durchgeführt. Mit oder ohne Themenvorgabe werden Anregungen der Beschäftigten gesammelt und in kleinen Gruppen aufgearbeitet. Die reichhaltigen Ergebnisse werden in Arbeitsgruppen weiterentwickelt.
• Projektgruppenarbeit und repräsentative Beteiligung:
  Eine Projektgruppe wird beauftragt, das Leitbild zu erstellen. Ausgewählte Personen aus allen Hierarchieebenen und Abteilungen formulieren ein Leitbild. Das Leitbild wird abschließend allen Beschäftigten vorgestellt und dessen Umsetzung gemeinsam geplant.

Von Struktur- und Prozessoptimierungen hin zu kulturellen Veränderungen handeln 

Sie möchten eine Anpassung Ihrer Strukturen und Prozesse im Nachgang an eine Organisationsuntersuchung vornehmen?
Oder planen Sie vielmehr einen grundlegenden kulturellen Wandel, in welchem Führungsfragen, Kommunikation und Miteinander-Lernen im Fokus stehen?

Organisationsentwicklungen sind so vielfältig wie die Kommunen selbst. Es empfiehlt sich daher, nach einer strukturierten Aufnahme der Ist-Situation im Zusammenspiel mit allen Beteiligten die Rahmenbedingungen und Ziele für die Weiterentwicklung der Verwaltung abzustimmen und daraus entsprechende Maßnahmen abzuleiten.

Die jeweils von der Akademie eingebrachten Leistungen können dabei Folgendes umfassen:

• Eine Fach- und Prozessberatung zur Konzeption und Durchführung der Maßnahmen zur Organisationsentwicklung für Verwaltungsspitze, Führungskräfte und Projektverantwortliche
• Ein Projektmanagement, das die Umsetzung klar strukturiert und unabhängig überprüft
• Die Moderation von Workshops und Projektsitzungen mit der Verwaltungsleitung und anderen Arbeitsgruppen
• Die Dokumentation der Zwischenschritte und (Teil-)Ergebnisse

Organisationsentwicklungen sind zumeist langfristige Prozesse der Veränderung und Weiterentwicklung einer Organisation. Gerne begleiten wir Sie auf dem Weg hin zu einer innovativen Verwaltung.