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Datenschutzbestimmungen für
Teilnehmende der Bayerischen Akademie für Verwaltungs-Management (BAV)
Seminare, Tagungen, Schulungen,
Qualifizierungsoffensive I
(Information nach Art. 13 DSGVO)

Vorbemerkungen

Nach Art. 12 Abs. 1 EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist der Verantwortliche  verpflichtet, geeignete Maßnahmen zu treffen, um der betroffenen Person alle Informationen gemäß den Artikeln 13 und 14 DSGVO, die sich auf die Verarbeitung personenbezogener Daten beziehen, in präziser, transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form in einer klaren und einfachen Sprache zu übermitteln. Entsprechendes gilt für alle Mitteilungen zu den Rechten der betroffenen Personen gemäß den Artikeln 15 bis 22 DSGVO und Artikel 34 DSGVO.

Verantwortlicher ist vorliegend die Bayerische Akademie für Verwaltungs-Management GmbH, (nachfolgend BAV). Betroffene Person ist jede/r Teilnehmer/in der BAV, der sich zu einer angebotenen Veranstaltung der BAV anmeldet oder anmelden will und diese besucht (nachfolgend Teilnehmer).

„Personenbezogene Daten“ sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind.

„Verarbeitung“ ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführter Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten. Hierzu zählen das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, die Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, der Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.

Personenbezogene Daten, die von der BAV im vorgenannten Sinne verarbeitet werden, sind Teilnehmerdaten. Der Datenschutz orientiert sich dabei an den Bestimmungen der DSGVO und des Bayerischen Datenschutzgesetzes (BayDSG).

Die nachfolgenden Allgemeinen Datenschutzbestimmungen richten sich an alle Teilnehmer. Sie dienen der gesetzlich vorgesehenen Information der Teilnehmer über die Verarbeitung von Teilnehmerdaten durch die BAV gemäß den vorgenannten Anforderungen der DSGVO, insbesondere unter Berücksichtigung der Informationspflichten nach Art. 12 und 13 DSGVO sowie zur Aufklärung über die nach der DSGVO bestehenden Betroffenenrechte gemäß den Artikeln 15 bis 22 und Art. 34 DSGVO.

Der vollständige Text der Datenschutzgrundverordnung und des Bayerischen Datenschutzgesetzes (BayDSG) sowie die vorliegenden allgemeinen Datenschutzbestimmungen sind hier verfügbar. Bei weiteren Fragen zum Datenschutz können sich Teilnehmer jederzeit vertrauensvoll an die Datenschutzbeauftragte der BAV wenden.

1. Grundlegende Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 13 Abs. 1 DSGVO)

1.1 Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

ist die Bayerische Akademie für Verwaltungs-Management GmbH, Ridlerstraße 75, 80339 München vertreten durch die Geschäftsführung Frau Roswitha Pfeiffer und Herrn Dr. Jürgen Busse.

1.2 Kontaktdaten der behördlichen Datenschutzbeauftragten

Sie erreichen die Datenschutzbeauftragte der BAV unter Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!, Ridlerstraße 75, 80339 München,  Tel. (089) 21 26 74-0, Telefax (089) 21 26 74-77.

1.3 Zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde:

Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz, Wagmüllerstraße 18, 80538 München.

1.4 Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Jeder Datenverarbeitungsvorgang erfordert eine Rechtsgrundlage und muss zweckgebunden sein. Rechtsgrundlage für die Erhebung und Verarbeitung von Teilnehmerdaten durch die BAV ist insbesondere Art. 4 BayDSG und/oder Art. 6 DSGVO.

Danach werden durch die BAV grundsätzlich nur Daten verarbeitet, die zur Erfüllung ihrer Aufgabe (Qualifizierung und Beratung von Führungskräften und Beschäftigten, sowie Organisationen in der öffentlichen Verwaltung) erforderlich sind (Art. 4 BayDSG).

Nach Art. 6 Abs. 1 b DSGVO werden Teilnehmerdaten in erster Linie zur Anbahnung, Begründung und Durchführung der Verträge erhoben und verarbeitet, die zur Teilnahme an Veranstaltungen der BAV erforderlich sind und dementsprechend zwischen BAV und Teilnehmer abgeschlossen werden.

Darüber hinaus verarbeitet die BAV Teilnehmerdaten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der die BAV gesetzlich und/oder vertraglich unterliegt (Art. 6 Abs. 1 c DSGVO).

Die Verarbeitung von Teilnehmerdaten erfolgt gegebenenfalls auch, soweit dies zur Wahrung berechtigten Interessen der BAV erforderlich ist, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der Teilnehmer, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO).

Die Verarbeitung personenbezogener Daten von Teilnehmern kann schließlich auch auf der Grundlage einer freiwillig erteilten Einwilligung des Teilnehmens erfolgen (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO). Freiwilligkeit im vorgenannten Sinne liegt in der Regel vor, wenn für den Teilnehmer ein rechtlicher oder wirtschaftlicher Vorteil erreicht wird oder die BAV und der Teilnehmer gleichgelagerte Interessen verfolgen. Die Einwilligung bedarf stets der Schrift- oder Textform. Soweit Einwilligungserklärungen abgegeben werden, klärt die BAV vorab die Teilnehmer über den Zweck der Datenverarbeitung und über das den Teilnehmern zustehende Widerrufsrecht nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO schriftlich oder in Textform auf.

Besondere Kategorien von personenbezogenen Daten (sensible Daten), im Sinne von Art. 9 DSGVO werden durch die BAV nicht verarbeitet.

Soweit die BAV Daten nach den vorgenannten Bestimmungen verarbeitet, darf die BAV diese Daten grundsätzlich auch zur Wahrnehmung von Aufsichts- oder Kontrollbefugnisse, zur Erstellung von Geschäftsstatistiken, zur Rechnungsprüfung, zur Durchführung eigener Organisationsuntersuchungen oder zur Prüfung oder Wartung automatisierter Verfahren der Datenverarbeitung und zur Gewährleistung der Netz- und Informationssicherheit sowie, soweit nicht offensichtlich überwiegende schutzwürdige Interessen der betroffenen Personen entgegenstehen, zu eigenen Ausbildungs- oder Prüfungszwecken verarbeiten (Art. 6 BayDSG).

Soweit eine Übermittlung von Daten in Betracht kommt oder notwendig erscheint, erfolgt diese nur dann, wenn sie zur Erfüllung einer der übermittelnden oder der empfangenden öffentlichen Stelle obliegenden Aufgabe erforderlich ist oder der Empfänger eine nicht öffentliche Stelle ist, diese Stelle ein berechtigtes Interesse an ihrer Kenntnis glaubhaft darlegt und der betroffene Teilnehmer der BAV kein schutzwürdiges Interesse an dem Ausschluss der Übermittlung hat; dies gilt auch, soweit die Daten zu anderen Zwecken als denjenigen, zu denen sie erhoben wurden, übermittelt werden (Art. 5 BayDSG).

Soweit eine Veranstaltung bei der BAV gebucht wird, ist die Bereitstellung der unter 1./Ziffer 5 genannten personenbezogenen Daten durch den Teilnehmer für den notwendigen Vertragsabschluss zwischen BAV und Teilnehmer erforderlich. Der Teilnehmer ist dementsprechend in jedem Fall verpflichtet, die unter 1./Ziffer 5 genannten personenbezogenen Daten bereitzustellen. Ohne Bereitstellung dieser Daten kann keine Veranstaltung bei der BAV gebucht und vereinbart werden.

1.5 Kategorien der personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Die BAV erhebt und verarbeitet konkret folgende personenbezogene Daten von Teilnehmern:

  • Vorname, Name, Geschlecht, Titel
  • Benutzername nach erfolgter Online-Registrierung
  • Dienstbehörde und Dienstanschrift (mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse)
  • ggf. Privatanschrift (mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse)

1.6 Empfänger der personenbezogenen Daten

Daten von Teilnehmern werden übermittelt an interne und externe Empfänger.

Interne Empfänger sind: Beschäftigte der BAV aus den jeweiligen intern zuständigen Geschäftsbereichen. Beschäftigte der BAV sind der BAV unterstellte Personen, die personenbezogene Daten ausschließlich auf Weisung der BAV (Verantwortlicher) verarbeiten.

Externe Empfänger sind:

  • Trainer/Referenten/Dozenten, die im Rahmen von vereinbarten und durchgeführten Veranstaltungen der BAV durch Beauftragung der BAV eingesetzt werden
  • Angemeldete Personen, die an der gleichen Veranstaltung teilnehmen
  • Hotels, Veranstaltungsstätten und Bildungszentren in denen Veranstaltungen der BAV durchgeführt werden
  • Steuerkanzlei und Rechtsberater, die die BAV im Rahmen der rechtlichen und steuerrechtlichen Abwicklung der Veranstaltungen berät und unterstützt

1.7 Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland

Die BAV übermittelt Teilnehmerdaten nicht an ein Drittland außerhalb der Europäischen Union.

2. Weitere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 13 Abs. 2 DSGVO)

2.1 Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Zur Begrenzung der Speicherung der bei der BAV erhobenen Daten gelten die nachfolgend dargestellten Grundsätze:

Die Speicherfrist im Hinblick auf die erhobenen Teilnehmerdaten bleibt grundsätzlich immer auf das unbedingt erforderliche Mindestmaß beschränkt. Maßgebend ist stets der konkrete Einzelfall. Im Regelfall werden danach Teilnehmerdaten so lange gespeichert, wie es gemäß Art. 4 BayDSG und Art. 6 DSGVO für die Zwecke, für die sie erhoben und verarbeitet werden (d.h. in erster Linie zur Anbahnung, Begründung, Durchführung und Beendigung des BAV-Teilnehmervertrages), erforderlich ist.

Soweit gesetzliche Speicher- bzw. Löschfristen bestehen, gelten diese.

Teilnehmerdaten, für die keine oder keine eindeutige gesetzliche Aufbewahrungsfrist besteht, sind grundsätzlich drei Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem der einzelne Datenverarbeitungsvorgang (Veranstaltung) abgeschlossen wurde, aufzubewahren soweit keine Ausnahme im Einzelfall besteht oder anzunehmen ist. Diese Frist entspricht der regelmäßigen Verjährungsfrist nach § 195 BGB.

Eine längere oder verlängerte Speicherfrist in Bezug auf Teilnehmerdaten ist ausnahmsweise in Einzelfällen zulässig, wenn die weitere (längere) Datenverarbeitung erforderlich ist, um rechtliche Ansprüche, sei es in einem Gerichtsverfahren oder in einem Verwaltungsverfahren oder einem außergerichtlichen Verfahren (hierzu gehören auch Mediations- und Moderationsverfahren sowie sonstige außergerichtliche Verhandlungen zwischen den Vertragsparteien), geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen. Eine längere oder verlängerte Speicherfrist ist ausnahmsweise auch dann zulässig, wenn die (weitere bzw. längere) Datenverarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen der BAV oder eines Dritten erforderlich ist (z.B. Dokumentationsinteresse der BAV), sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten des Teilnehmers, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen.

Eine längere oder verlängerte Speicherfrist ist schließlich zulässig mit Abschluss einer entsprechenden Einwilligung des Teilnehmens nach Art. 7 DSGVO.

Nach Ablauf der Speicherfrist werden die Daten umgehend und endgültig gelöscht.

Gespeicherte Teilnehmerdaten werden umgehend gelöscht, wenn feststeht, dass die Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden. Das Recht auf Berichtigung und das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung bleiben unberührt.

2.2 Rechte der betroffenen Personen (Teilnehmer)

Als betroffene Person einer Datenverarbeitung hat jeder Teilnehmer nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) insbesondere folgende Rechte (im Folgenden auch „Betroffenenrechte“):

Auskunftsrechte (Art. 15 DSGVO)

Teilnehmer haben das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob die BAV personenbezogene Daten zur Person des Teilnehmers verarbeitet; ist dies der Fall, so haben die Teilnehmer ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf folgende Informationen:

  • die Verarbeitungszwecke;
  • die Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden;
  • die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden, insbesondere bei Empfängern in Drittländern oder bei internationalen Organisationen;
  • falls möglich die geplante Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden, oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer;
  • das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der sie betreffenden personenbezogenen Daten oder auf Einschränkung der Verarbeitung durch den Verantwortlichen oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung;
  • das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde;
  • wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben werden, alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten;
  • das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 Abs. 1 und 4 DSGVO und – zumindest in diesen Fällen – aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für die betroffene Person.

Teilnehmer haben das Recht, eine Kopie ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

Datenkopien stellt die BAV grundsätzlich in elektronischer Form zur Verfügung, sofern nichts anderes angegeben oder verlangt wird. Die erste Kopie ist kostenfrei, für weitere Kopien kann ein angemessenes Entgelt verlangt werden. Die Bereitstellung erfolgt vorbehaltlich der Rechte und Freiheiten anderer Personen, die durch die Übermittlung der Datenkopie möglicherweise beeinträchtigt sein können.

Recht zur Datenberichtigung (Art. 16 DSGVO)

Teilnehmer haben das Recht, von der BAV die Berichtigung ihrer Daten zu verlangen, sofern diese unrichtig, unzutreffend und/oder unvollständig sein sollten; das Recht auf Berichtigung umfasst das Recht auf Vervollständigung durch ergänzende Erklärungen oder Mitteilungen. Eine Berichtigung und/oder Ergänzung hat unverzüglich – d. h. ohne schuldhaftes Zögern – zu erfolgen.

Recht auf Löschung personenbezogener Daten (Art. 17 DSGVO)

Teilnehmer haben das Recht, von der BAV die Löschung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die personenbezogene Daten für die Zwecke, für die sie erhoben und verarbeitet wurden, nicht länger erforderlich sind. Hierbei gelten die vorliegend mitgeteilten Grundsätze zur Speicherung und Löschung von Teilnehmerdaten. Die Löschung hat unverzüglich – d. h. ohne schuldhaftes Zögern – zu erfolgen. Sind personenbezogene Daten von der BAV öffentlich gemacht worden (z.B. im Internet), hat die BAV im Rahmen des technisch Möglichen und Zumutbaren dafür Sorge zu tragen, dass auch dritte Datenverarbeiter über das Löschungsverlangen einschließlich der Löschung von Links, Kopien und/oder Replikationen informiert werden.

Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Teilnehmer haben das Recht, die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten in folgenden Fällen einschränken zu lassen: Hat der Teilnehmer die Richtigkeit seiner personenbezogenen Daten bestritten, kann verlangt werden, dass die Daten für die Dauer der Richtigkeitsprüfung für andere Zwecke nicht genutzt und insoweit eingeschränkt werden. Bei unrechtmäßiger Datenverarbeitung können Teilnehmer anstelle der Datenlöschung nach Art. 17 Abs. 1 lit. d DSGVO die Einschränkung der Datennutzung nach Art. 18 DSGVO verlangen.

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Teilnehmer haben – vorbehaltlich der nachfolgenden Regelungen – das Recht, die Herausgabe der sie betreffenden Daten in einem gängigen elektronischen, maschinenlesbaren Datenformat zu verlangen.

Recht zum Widerspruch gegen bestimmte Datenverarbeitungen (Art. 21 DSGVO)

Teilnehmer haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die nur im Rahmen von berechtigten Interessen der BAV erfolgt, Widerspruch einzulegen. Die BAV verarbeitet in diesen Fällen die personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, sie kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten des Teilnehmers überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Verbot automatisierter Entscheidungen/Profiling (Art. 22 DSGVO)

Teilnehmer haben das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die ihr gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Die BAV wird derartige Maßnahmen nicht durchführen.

Umgang mit Datenschutzverletzungen (Art. 34 DSGVO)

Von Datenschutzverletzungen, die ein hohes Risiko für die persönlichen Rechte und Freiheiten von Teilnehmern zur Folge haben können, werden wir Teilnehmer unverzüglich unterrichten. Die Unterrichtung kann in Fällen des Art. 34 Abs. 3 DSGVO unterbleiben.

Recht auf Widerruf (Art. 7 DSGVO)

Beruht in Ausnahmefällen die Datenverarbeitung im Beschäftigungskontext auf einer Einwilligung, haben Teilnehmer das Recht, ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

2.3 Ausübung der Betroffenenrechte

Zur Ausübung der vorgenannten Betroffenenrechte wenden sich Teilnehmer an die Geschäftsführung der BAV (Ridlerstraße 75, 80339 München) oder an die Datenschutzbeauftragte der BAV: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!.
Anfragen, die elektronisch eingereicht werden, werden in der Regel elektronisch beantwortet, soweit Teilnehmer in ihrer Anfrage keine abweichenden Festlegungen getroffen haben.

2.4 Pflicht zur Informationsweitergabe an Dritte (Art. 19 DSGVO)

Die BAV teilt allen Empfängern, denen personenbezogenen Daten offengelegt wurden, jede Berichtigung oder Löschung der personenbezogenen Daten oder eine Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 16, 17 Abs. 1, 18 DSGVO mit, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden. Die BAV unterrichtet die betroffene Person über diese Empfänger, wenn die betroffene Person dies verlangt.

2.5 Rechtsschutzmöglichkeiten

Im Fall von Beschwerden können sich Teilnehmer jederzeit an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden (siehe 1. Punkt 3).

Teilnehmer haben insbesondere das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde, wenn sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO und/oder das BayDSG verstößt.