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Dezember 2011 – Landratsamt Unterallgäu - Weichenstellung für die Zukunft

Wie kann die Kundenfreundlichkeit des Landratsamtes Unterallgäu weiter verbessert werden? Wie können interne Strukturen und Handlungsweisen nachhaltig verändert werden? Wie kann das kreative Potenzial der Mitarbeiter/-innen zur Unternehmensentwicklung genutzt werden? Mit den Themen Bürgerorientierung, Organisationsentwicklung, aber auch mit zahlreichen weiteren Handlungsfeldern, wie Personalentwicklung, Unternehmenskultur, Beruf und Familie sowie Kommunikation haben sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Landratsamtes Unterallgäu im Rahmen eines Strategieentwicklungsprozesses auseinandergesetzt.

Ziel der Modernisierung

Die Modernisierung der Öffentlichen Verwaltung ist gerade heute wichtiger denn je. Durch den zu erwartenden deutlichen Rückgang der Einnahmen wächst einerseits der Druck, die Ausgaben für die Verwaltung deutlich zu senken. Diese Situation erfordert ein konsequentes Nutzen aller Rationalisierungs- und Optimierungspotenziale. Auf der anderen Seite steigen die Qualitätsanforderungen seitens der Bürger und der Unternehmen stetig an. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden gefordert, zunehmend komplexere Aufgaben zu bewältigen und umfangreichere Dienstleistungen zu erbringen. Vor diesem Hintergrund hat Landrat Hans-Joachim Weirather Ende 2008 den Reformprozess zur strategischen Ausrichtung des Landratsamtes eingeleitet.

Wertvolle Partner

Allen Beteiligten war von Anfang an klar, dass für den Erfolg des Reformprozesses die Wahl eines geeigneten Partners sowie des geeigneten Starts von entscheidender Bedeutung ist. Als Glücksfall hat sich die Begleitung durch die Bayerische Akademie für Verwaltungs-Management mit Trainer und Moderator Erich Weckend herausgestellt, der über ein breites fachliches und interdisziplinäres Beratungsspektrum verfügt, wertvolle Erfahrungen aus unterschiedlichen Reformprojekten mitbrachte und mit einem straffen Projektmanagement zu einer zügigen Durchführung des Prozesses beigetragen hat.

Neue Ideen, Strukturen und Instrumente müssen gelebt werden und zwar von allen Mitgliedern einer Organisation. Dies erfordert neben einer bewussten Information der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Anbeginn auch eine permanente Einbeziehung dieser. Ernsthaft betriebene Reformen beginnen mit der Frage nach dem konkreten Veränderungsbedarf. Aus verschiedenen Ansätzen, einen Veränderungsbedarf zu ermitteln, fiel die Wahl auf eine strukturierte Befragung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über zwei Open-Space-Veranstaltungen. Auch die Einbindung des Personalrates in der Steuerungsgruppe sowie in allen Projektgruppen hat zu einer großen Akzeptanz des Projektes beigetragen.

Führungskräftewerkstatt

Einen besonderen Schwerpunkt im Strategieentwicklungsprozess stellt die Führungskräfte-entwicklung dar. Landrat Weirather ist eine umfassende Basisqualifizierung der Führungskräfte wichtig, die sowohl die Grundlagen der Führung als auch ein intensives praktisches Training der zu erwerbenden Führungskompetenzen vermittelt. Ebenfalls in Zusammenarbeit mit der Akademie für Verwaltungs-Management wurde ein nach unseren Wünschen und Zielen maßgeschneidertes und bedarfsgerechtes „Unterallgäuer Modell“ erarbeitet, mit dem Ziel, die Führungskräfte systematisch weiter zu qualifizieren und zu einem noch stärkeren Führungsteam aufzubauen einschließlich einer hoch motivierten abteilungsübergreifenden Kooperation und einer über alle Ebenen gut funktionierenden Kommunikation.

Bereits drei Gruppen mit Abteilungs- und Sachgebietsleitern/-innen haben das modular aufgebaute Führungskräfteseminar durchlaufen und praktizieren bereits die „neue Führung“ im Alltag.

Umsetzung der Vorschläge

Ein Strategieentwicklungsprozess macht nur Sinn, wenn die Vorschläge ernst genommen werden und Machbares umgesetzt wird. „Wenn nichts passiert, ist das Pulver verschossen, dann hat man keinen zweiten Versuch mehr“, so Landrat Weirather.

Die lange Liste der bereits durchgeführten und eingeleiteten Maßnahmen im organisatorischen und personellen Bereich, dokumentiert den Erfolg des Modernisierungsprozesses. Beispielhaft können hier neben der bereits erwähnten Führungskräfteschulung die Aktualisierung der Geschäftsverteilung sowie verschiedener interner Regelungen, ein Grundlagenpapier für ein Personalentwicklungs- und Führungskräfteentwicklungskonzept, Leitlinien für eine Unternehmenskultur, zahlreiche Maßnahmen zur Verbesserung des Kundenservices, neues Landkreis- und Landratsamtslogo als Grundlage für ein modernes und einheitliches Erscheinungsbild (Corporate Design), Maßnahmen zur Verbesserung der Vereinbarkeit von Familie und Beruf, insbesondere die Möglichkeit der Wohnraumarbeit usw. genannt werden.

Ständiger Innovationsprozess

Eine Verwaltungsreform mit Effizienzsteigerungen und Optimierungen ist nur dann nachhaltig, wenn sie in einen kontinuierlichen Innovationsprozess übergeht, der ständig neue Ideen aufgreift, diese bewertet und in die Tat umsetzt. Die Nutzung des kreativen Engagements der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter steigert nicht nur die Qualität der gefundenen Lösungen, sondern sichert die Akzeptanz bei der Umsetzung. Dem erarbeiteten Ideenmanagement, das wertvolles Wissen der Mitarbeiter/-innen für die weitere Unternehmensentwicklung erschließt, kommt hierbei eine vielversprechende elementare Bedeutung zu. In einer zielorientierten und konstruktiven Zusammenarbeit mit der Akademie für Verwaltungs-Management hat das Landratsamt Unterallgäu mit dem erfolgreich durchgeführten Strategieentwicklungsprozess die Segel neu gesetzt und befindet sich auf einem strategisch stabilen und nachhaltigen Kurs – immer mit Blick auf zufriedene Kunden, solide Qualität der Dienstleistungen und der bestmöglichen Serviceorientierung.

 

Ansprechpartnerinnen:
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