Wenn es ums Geld geht – Fach- und Prozessbegleitung bei einem schwierigen Thema

Finanzielle Wohltaten zu verteilen ist einfach. Einschnitte und Sparmaßnahmen auszuarbeiten und durchzusetzen ist ein schwieriges und undankbares Geschäft. Gerechtigkeit und Ausgewogenheit wird immer aus der Perspektive der eigenen Betroffenheit beurteilt – bei anderen spart es sich immer am leichtesten.

Ob die Finanzplanung im Allgemeinen oder Konsolidierungsmaßnahmen im Speziellen akzeptiert werden, ist von ihrer inhaltlichen Ausgewogenheit und vom Verfahren – von den Kommunikationsprozessen – abhängig, mit deren Hilfe das Ergebnis erreicht wird. Mit unserer Fach- und Prozessexpertise begleiten wir Haushaltskonsolidierungen und Finanzplanungen mit einer unabhängigen und professionellen Sichtweise:

• Ansatzpunkte für die Finanzplanung und Verfahren zur Haushaltskonsolidierung vor Ort
• Sparmaßnahmen und Ausgabenkürzungen in verschiedenen Bereichen
• Systematische Verfahren zur vergleichenden Darstellung und Bewertung der vorgeschlagenen Maßnahmen
• Einnahmeerhöhungen durch Abgaben, Gebühren und Steuern sowie Einnahmeerlöse durch Verkäufe von Vermögenswerten und Beteiligungen
• Kurzfristige Entlastung gegenüber langfristigen Folgewirkungen
• Wer erstellt die „Giftliste” und wie erfolgt eine Verteilung der Belastung auf die Bürgerinnen und Bürger und die Wählergruppen
• Zusammenarbeit von Rat und Verwaltung
• Einbeziehung der Bürgerinnen und Bürger und Information der Öffentlichkeit

Begleitung bei der Digitalisierung

Bis 19.01.2033 müssen alle im Umlauf befindlichen Führerscheine einem vorgegebenen europäischen Muster entsprechen. Dafür soll in den Führerscheinstellen der zuständigen Behörden ein Umtauschprozess für ca. 43 Mio. Führerscheine in Deutschland aufgesetzt werden.

Die massenhafte Abarbeitung des Umtausches muss zusätzlich zu den laufenden Geschäftsaufgaben übernommen werden. Durch eine standardisierte und digitalisierte Vorgehensweise können einerseits die vorhandenen Personalkapazitäten geschont werden und gleichzeitig kann dies ein wertvolles Referenzprojekt für eine gelungene und bürgerorientierte Digitalisierungsinitiative sein.

Aufbauend auf den Erfahrungen der erfolgreichen Projektumsetzung in einem bayerischen Landkreis können wir interessierte Behörden bei der organisatorischen Vorbereitung und fachlichen Umsetzung einer Führerscheinstelle 2.0 begleiten und beraten. Sie profitieren von konkreten Erfolgsfaktoren aus dem Projekt, um das Rad nicht selbst neu erfinden zu müssen und um Fallen zu umgehen.

Teilaspekte im Projekt können sein:

• Elektronische Abrufbarkeit von Formularen und Anträgen
• Konzeption und Implementierung des Online-Verfahrens
• Online-Terminvereinbarung
• Raumkonzept und Personaleinsatz zur Antragsbearbeitung
• Prozessanpassungen

Ideen, Erfahrungen und Maßnahmen für die digitale Kommune

Jedes Produkt und jede Dienstleistung Ihrer Verwaltung ist das Ergebnis von Prozessen, in denen eine Vielzahl von Aktivitäten gebündelt wird. Diese Prozesse sind in der Regel gut eingespielt und verlaufen in bekannten Bahnen: Routineabläufe – jeder weiß, was er zu tun hat.

Sollen Verbesserungsmöglichkeiten in einer Verwaltung identifiziert werden, müssen Regel und Beharrlichkeit („Das haben wir immer schon so gemacht“) kritisch hinterfragt und systematisch auf den Prüfstand gestellt werden. Die Methode der Geschäftsprozessoptimierung (GPO) bietet Antworten auf die zentrale Frage „Werden die Leistungen auf dem richtigen Weg erstellt?“.

Eine Prozessoptimierung:

• Verbessert den Überblick über die Struktur der Abläufe, macht die Tätigkeiten, Rollen und Schnittstellen sichtbar und spürt Schwachstellen (z.B. lange Liegezeiten oder Doppelarbeit) auf
• Ordnet Verantwortlichkeiten transparent und verlässlich zu
• Steuert die Prozesse zielgerichtet durch Kennzahlen
• Ermöglicht eine schnelle Reaktion auf sich wandelnde Ansprüche und Rahmenbedingunge

Die Optimierung der Geschäftsprozesse entfaltet ihren Nutzen nicht nur in der Zeit- und Kostenersparnis durch straffer gestaltete Abläufe, sondern stellt auch eine gleichbleibende Qualität in der Leistungserbringung sicher. Aus Sicht der Führungskraft wird die zielgerichtete Steuerung erleichtert und die Einarbeitung und Schulung von Mitarbeitenden wesentlich vereinfacht.

Geschäfts- und Arbeitsprozesse überprüfen und verbessern

Jedes Produkt und jede Dienstleistung Ihrer Verwaltung ist das Ergebnis von Prozessen, in denen eine Vielzahl von Aktivitäten gebündelt wird. Diese Prozesse sind in der Regel gut eingespielt und verlaufen in bekannten Bahnen: Routineabläufe – jeder weiß, was er zu tun hat.

Sollen Verbesserungsmöglichkeiten in einer Verwaltung identifiziert werden, müssen Regel und Beharrlichkeit („Das haben wir immer schon so gemacht“) kritisch hinterfragt und systematisch auf den Prüfstand gestellt werden. Die Methode der Geschäftsprozessoptimierung (GPO) bietet Antworten auf die zentrale Frage „Werden die Leistungen auf dem richtigen Weg erstellt?“.

Eine Prozessoptimierung:

• Verbessert den Überblick über die Struktur der Abläufe, macht die Tätigkeiten, Rollen und Schnittstellen sichtbar und spürt Schwachstellen (z.B. lange Liegezeiten oder Doppelarbeit) auf
• Ordnet Verantwortlichkeiten transparent und verlässlich zu
• Steuert die Prozesse zielgerichtet durch Kennzahlen
• Ermöglicht eine schnelle Reaktion auf sich wandelnde Ansprüche und Rahmenbedingunge

Die Optimierung der Geschäftsprozesse entfaltet ihren Nutzen nicht nur in der Zeit- und Kostenersparnis durch straffer gestaltete Abläufe, sondern stellt auch eine gleichbleibende Qualität in der Leistungserbringung sicher. Aus Sicht der Führungskraft wird die zielgerichtete Steuerung erleichtert und die Einarbeitung und Schulung von Mitarbeitenden wesentlich vereinfacht.

Beratung und Begleitung bei der Suche und Auswahl geeigneter Kandidatinnen und Kandidaten

Die Akademie berät und begleitet Sie bei der Findung und Auswahl geeigneter Fach und Führungskräfte. Im ersten Schritt erfolgt eine gründliche Analyse der spezifischen Anforderungen. In einem intensiven Gespräch wird mit der Verwaltungsleitung, der Bürgermeisterin oder dem Bürgermeister, den zuständigen Gremien etc. das aufgabenspezifische Anforderungsprofil sowie die erforderliche Zielfeldbestimmung erarbeitet und festgelegt.

Dann erfolgt die Suche geeigneter Kandidatinnen und Kandidaten über einen ausgewählten Mix an Verfahren, wie z.B. Direktsuche, Feldsuche, Zielansprache über anzeigengestützte Personalsuche.

Nach abgeschlossener Suche beginnt die eigentliche Kandidatenauswahl. Hierzu gehört die Beurteilung und Bewertung der Kandidatinnen und Kandidaten hinsichtlich ihrer Fach- oder Führungskompetenz, Management- und Verwaltungserfahrung sowie Übereinstimmung mit den Wertevorstellungen durch den Einsatz qualifizierter eignungsdiagnostischer Methoden.

Nina Bauer
Telefon: (089) 21 26 74 79 - 36
E-Mail: bauer@verwaltungs-management.de

Analyse zur vorausschauenden Steuerung des Personalbedarfs

Ziel der Personalbedarfsermittlung ist es, den zur Erfüllung der Aufgaben erforderlichen Personalbedarf zu bestimmen und die zukünftig zu erwartende Über- oder Unterdeckung in quantitativer und qualitativer Hinsicht fundiert zu begründen.

Eine quantitative Ermittlung erhebt die Zahl der benötigten Mitarbeitenden und Führungskräfte als Ist- und Soll-Bestand. Eine qualitative Ermittlung konkretisiert die Qualifikationen und Kompetenzen über die das Personal aktuell bzw. zukünftig verfügen muss. Dabei kann die Betrachtung für die gesamte Organisation oder für einzelne Bereiche erfolgen.

Wichtig ist, dass der tatsächliche Personalbedarf nicht objektiv bestimmbar ist. Er wird vom jeweiligen Aufgabenspektrum, der erwünschten Leistungsqualität, der Aufbau und Ablauforganisation, von der Personalentwicklung und der Führungskultur beeinflusst.

Im Rahmen unserer Fach- und Prozessberatung zur Personalbedarfsermittlung bieten wir folgende Leistungen an:

• Neutrale Beratung, ob und wie eine Personalbedarfsermittlung durchgeführt werden kann, um die damit verbundenen Erwartungen und Ziele erreichen zu können
• Durchführung einer fundierten Personalbedarfsermittlung mit unterschiedlich, individuell passenden Vorgehensweisen und Methoden
• Beurteilung der Ergebnisse im Hinblick auf die strategische Organisations- und Personalentwicklung und Umsetzung von abgeleiteten Maßnahmen durch erfahrene Beraterinnen und Berater

Wirkungsvolle Moderation für ergebnisorientierte Veranstaltungen

Klausuren und Sitzungen sind immer dann erfolgreich und erreichen ihr Ziel, wenn sich die Teilnehmenden nicht in Details verlieren, auf das Wesentliche kommen und gruppendynamische Prozesse beachtet werden.

Mit einer guten Moderation wird der Gesprächsprozess bewusst gelenkt, eine verlässliche Struktur angeboten und sensibel eingegriffen, wenn die Diskussion zu ausgedehnt oder turbulent wird. Alle Beteiligten sollen angemessen zu Wort kommen und trotz Meinungsverschiedenheiten respektvoll miteinander umgehen. Dabei bleibt die Moderatorin oder der Moderator neutral und bringt sich inhaltlich nicht bzw. nur sehr behutsam ein. Die Teilnehmenden bestimmen die Inhalte, die Moderation achtet auf den dazu passenden Prozess.

Mit einer wirkungsvollen Moderation fühlen sich die Teilnehmenden eingebunden, werden am Ergebnis beteiligt und lernen voneinander. Darüber hinaus zielt die Moderation darauf ab, ein konkretes Ergebnis herbeizuführen, das für alle ein Gewinn ist und gemeinsam getragen wird.

Engagieren Sie unsere erfahrenen Moderatorinnen und Moderatoren, die mit viel Fingerspitzengefühl, Durchsetzungsfähigkeit und vielseitigen Methoden arbeiten, um Folgendes zu erreichen:

• Aufbau von Vertrauen und Verbesserung des Umgangs miteinander
• Entscheidungsfindung
• Art und Weise der Zusammenarbeit innerhalb des Rates und mit der Verwaltung
• Konstruktive Klärung von akuten und verdeckten Konflikten.

Orientierung und Motivation für Führungskräfte und Mitarbeitende

Das Leitbild einer Verwaltung formuliert die Identität („Wer sind wir?“), ist Ausgangspunkt für die Leistungserbringung („Wem nutzen wir wie?“) und beschreibt die Art und Weise der Zusammenarbeit und Führung („Wie wollen wir zusammenarbeiten?“).

Anlässe für die Entwicklung eines Leitbildes der Verwaltung können ein Wechsel an der Verwaltungsspitze sein oder dass Qualitätsstandards klar definiert bzw. überprüft werden sollen. Der konkrete Nutzen liegt neben dem Inhalt des Leitbildes auch im Entstehungsprozess selbst. Hier haben alle Mitarbeitenden die besondere Chance gemeinsam den Standort zu bestimmen, eigene Ideen einzubringen und konkrete Handlungsfelder für die Zukunft mit auszuwählen.

Ein Leitbildprozess ermöglicht Gespräche über bestehende Werte und Normen, die weit über den Arbeitsalltag hinaus die Sinnhaftigkeit der Zusammenarbeit begründen. Seine motivierende Wirkung kann der Entstehungsprozess über verschiedene Wege entwickeln:

• Großgruppenmoderation und Beteiligung der gesamten Belegschaft:
  Zum Auftakt wird eine Veranstaltung mit allen Beschäftigten durchgeführt. Mit oder ohne Themenvorgabe werden Anregungen der Beschäftigten gesammelt und in kleinen Gruppen aufgearbeitet. Die reichhaltigen Ergebnisse werden in Arbeitsgruppen weiterentwickelt.

• Projektgruppenarbeit und repräsentative Beteiligung:
  Eine Projektgruppe wird beauftragt, das Leitbild zu erstellen. Ausgewählte Personen aus allen Hierarchieebenen und Abteilungen formulieren ein Leitbild. Das Leitbild wird abschließend allen Beschäftigten vorgestellt und dessen Umsetzung gemeinsam geplant.

Untereinander vernetzen, voneinander lernen, miteinander handeln 

Seit Einführung der Verwaltungsgemeinschaften im Zuge der Gebietsreform 1971 haben bayerische Kommunen die Möglichkeit, interkommunale Kooperationen einzugehen. Anfang der 2000er Jahre führten Bund und Länder zudem das Förderinstrument der „Integrierten ländlichen Entwicklung“(ILE) ein, um ländliche Regionen zu stärken.

Über diese gesetzlich verankerten Kooperationsformen hinaus besteht für Kommunen eine Vielzahl an weiteren formellen wie informellen Vernetzungsmöglichkeiten, beispielsweise

• um sich mit Akteuren aus Wissenschaft und Wirtschaft an einer Modellregion zu beteiligen.
• um mit und für Startups eine innovationsförderliche und nachhaltige Gründerkultur in der Region zu etablieren.
• um sich zusammen mit Nachbarkommunen über gemeinsame Herausforderungen in der Gemeindeverwaltung auszutauschen.

Wenn ein solches Konsortium gemeinsam die Zukunft ihres Verbundes gestalten soll, offenbaren sich sehr oft unterschiedliche Sichtweisen und Prioritäten für Problemstellungen und Handlungsfelder. Es fehlt an einem gemeinsamen Verständnis und teilweise behindern sich die unterschiedlichen Akteure gegenseitig.

Hier hilft ein Strategieprozess mit einer strukturierten Vorgehensweise, der von unserem Beraterteam organisiert, moderiert und geleitet wird. Der Strategieprozess wird dabei individuell an die Ziele und Ausgangssituation des Verbundes angepasst. Dafür setzen wir uns intensiv mit Ihrer aktuellen Situation auseinander und führen detaillierte Vor- und Planungsgespräche zur Klärung aller Rahmenbedingungen.